اتوماسیون کارهای تکراری؛
وقت تیم‌تان را آزاد کنید

فرایند مناسب را پیدا کنید

فهرستی از کارهای تکراری هفته تهیه کنید و برای هر کدام زمان، تعداد تکرار، داده موردنیاز و هزینه خطا را بنویسید. فرایندی که قواعد روشن، ورودی قابل اعتماد و خروجی قابل بررسی دارد، گزینه مناسب‌تری برای شروع است.

شروع از کارهایی که بیشترین زمان را می‌گیرند همیشه درست نیست. اگر داده کافی یا معیار کیفیت وجود نداشته باشد، اتوماسیون فقط خطا را سریع‌تر تکرار می‌کند. یک مسئله محدود با نتیجه قابل سنجش انتخاب کنید.

• کارهایی که هر هفته بیش از دو بار تکرار می‌شوند.
• کارهایی که نتیجه‌شان قابل اندازه‌گیری است.
• کارهایی که داده آن‌ها در دسترس و باکیفیت است.

مسیر کار را قبل از انتخاب ابزار طراحی کنید

پیش از انتخاب ابزار، جریان کار فعلی را روی کاغذ بکشید: چه کسی درخواست را ثبت می‌کند، چه داده‌ای لازم است، چه کسی تأیید می‌کند و خروجی کجا ذخیره می‌شود. اتوماسیون باید همین مسیر را ساده‌تر کند، نه اینکه ابهام‌های آن را پنهان کند.

برای هر مرحله مشخص کنید چه اتفاقی می‌افتد اگر داده ناقص بود، سرویس در دسترس نبود یا پاسخ اشتباه تولید شد. مسیر خطا بخشی از طراحی است.

نقش انسان و مسیر تأیید را تعریف کنید

برای تصمیم‌های حساس، تأیید انسانی و امکان بازگشت تعریف کنید. کارهایی که به قضاوت، تعهد یا اطلاعات محرمانه نیاز دارند، نباید بدون نظارت کامل خودکار شوند. مشخص کنید چه کسی پاسخ‌ها را بازبینی می‌کند و نمونه‌ها با چه فاصله‌ای بررسی می‌شوند.

نتیجه را با خط مبنا بسنجید

قبل از اجرا، زمان و کیفیت انجام کار را ثبت کنید. پس از یک دوره آزمایشی، نتیجه را با همان معیار مقایسه کنید. اگر زمان صرفه‌جویی‌شده با هزینه نگهداری و بازبینی برابر بود، دامنه را گسترش ندهید و مسئله را دوباره بررسی کنید.

اتوماسیون موفق، کارهای بیشتر با همان تیم نیست؛ انجام کارهای مهم‌تر با خطای کمتر است. اگر تیم پس از اجرا همچنان برای همان کار وقت می‌گذارد، طراحی مسیر را بازبینی کنید.